Jak przeprowadzić (efektywne) spotkanie

Kilka wpisów temu pisałem jak zorganizować spotkanie. Plan działania zawierał się w czterech, pięciu krokach. Jednak nic nie zmieni najlepiej zapowiedziane spotkanie jeśli przeprowadzisz je tak jak zawsze.

Zazwyczaj “normalne” spotkania mają podobny schemat – niby zaczynasz o jedenastej, ale ktoś się spóźni kwadrans, więc grupa streszcza tej osobie dotychczasowe treści. Ktoś się wyłączył i nie słucha (zazwyczaj to jestem ja, a dlatego będzie w tym wpisie). Jedna lub dwie osoby mówią przez zdecydowaną większość czasu. Próbujesz wprowadzić jakiś ład, ale działa na krótką metę. Zdecydowana większość nic nie mówi (to kompletnie nie ja, o tym też za chwilę). Ostatecznie spotkanie trwa zamiast godzinki, to dwie, wszyscy są zadowoleni.

No cóż, tak to wygląda w zdecydowanej większości firm i jakoś ta zdecydowana większość działa przez dziesięciolecia, także bez płaczu. Ten wpis jest po to by wyjaśnić kim są ludzie na spotkaniu, oraz jak można uczynić spotkania dobrze zorganizowaną stacją ładującą dla zespołu.

1. Po co?

Tak wiem, ale uprzedzałem, znowu zaczynam od po co, ale to podstawowe pytanie, które zadajemy bardzo często będąc dzieckiem, a potem społeczeństwo na z tego pytania “uzdrawia”. Jaki cel ma spotkanie? I jasne określenie celu na początku spotkania powinno wytyczyć granice tematyczne, np. “spotkaliśmy się dzisiaj, żeby omówić plan promocji naszego nowego produktu”, albo “żeby ocenić efekty ostatniego eventu”, albo w końcu “ponieważ jestem ciekawy waszej opinii na temat współpracy z firmą XYZ”.

2. Czas, czyli to czego nie zwrócisz pracownikowi.

Harmonogram napięty, a ty jeszcze musisz zrobić to durne spotkanie? Nie organizuj go – to po pierwsze. Jeśli masz wciskać czas dla swoich podwładnych, nie rób tego. Babcia mawiała – jak się człowiek śpieszy, to się diabeł cieszy, a babcie to mądre kobiety. Jednak nie popadnij w drugie ekstremum i nie przeciągaj spotkań. Jeśli Elon Musk może przeprowadzić spotkanie w pięć minut, to Ty możesz w godzinę. Zacznij punktualnie. Ktoś się spóźnił? Trudno! Niech cicho siada na pierwszym wolnym miejscu i się orientuje. Nie trać czasu na wprowadzanie spóźnialskich. Kilka takich “wejść smoka” i szybko nauczą się punktualności. Jeśli chcesz, żeby wypowiedział się każdy, daj każdemu trzy minuty – dokładnie tyle. Oczywiście nie musisz, ani nie każde spotkanie tej formuły wymaga. Ale te trzy minuty dla jednych to bardzo dużo, dla innych to czas na wstęp, nie ważne – ma 3 minuty. A skoro już przy tym temacie jesteśmy to –

3. Kto jest kim.

Socjologowie dawno zidentyfikowali role społeczne w grupach. Na spotkaniach też takie są. Przede wszystkim – zamknij gaduły. Zerknij na punkt wyżej. Gaduła także ma 3 minuty. W każdym zespole trafi się osoba, która gada, gada, gada, gada, gada, a na koniec jeszcze coś gada. Jeśli nie wyznaczasz marszruty czasowej, a jedna/dwie osoby dominują spotkanie musisz je wyhamować – “ok, Paweł bardzo cenne uwagi, ale chciałbym wysłuchać też pozostałych.”, albo “Paweł już znamy Twoje zdanie, dlatego pozwól, że wrócimy do ciebie jak wszyscy się wypowiedzą”.

Ja należę do wyłączonych zazwyczaj, albo sceptycznych-realistów. Wyłączałem się dość szybko jeśli widziałem, że spotkanie to kolejny organizacyjny chaos, z którego nic nie wyniknie, albo kiedy szef nie był ciekawy naszego zdania, ale chciał usłyszeć własne tylko wypowiedziane innym tonem głosu. Szanuj zdanie pracowników – przecież po to tam są, bez nich ty także będziesz bezrobotny. Tutaj również wchodzę ja cały na biało. Nie jestem negatem (o nim za chwilę), ale zawsze staram się chłodno ocenić pomysły, ale przyjmując pesymistyczne założenia. To tak jak u mechanika, jeśli mówi, że coś będzie kosztować od dwóch do czterech tysięcy, przyjmij, że zapłacisz cztery pięćset. Jak miło będziesz zaskoczony jeśli zapłacisz trzy, a jak spokojnie wtedy zareagujesz na rachunek koło czwórki… Jeśli pomysł jest dobry w najgorszym scenariuszu, to jest dobry.

W zespole zawsze jest też negat – to się nie uda, ale skoro szef każe to ja to zrobię. Niech nie robi… proszę… Zleć mu coś co nie może się nie udać, albo czemu podda się bez reszty. Ale nie eliminuj go! Negaci są świetni w mrówczej pracy, która mało komu wyjdzie tak dobrze! Właśnie dlatego, że są negatami, szukają dziury w całym – głównie po to, żeby powiedzieć “a nie mówiłem”, ale trudno.

No i są jeszcze nie wierzący. To ta grupa, która zakłada, że “to i tak nic nie zmieni, tylko marnujemy czas”. Ilu ich masz? Jeśli liczba jest proporcjonalnie duża do liczebności grupy… zła wiadomość – to z tobą jest coś nie tak. W tym kręgu znajdują się osoby zadaniowe (tak jak w wojsku szeregowiec – wykonuje polecenia), ale także osoby, które pewnie jeszcze niedawno miały swoje zdanie, ale faktycznie “i tak to nic nie zmieniło” ze dwa razy i wolą milczeć – przynajmniej nie przedłużą spotkania bezsensu.

4. Ban na technologię.

Zakaż technologii. Tak, to brzmi źle nawet dla mnie, ale takie są fakty. Telefony to najgorsze rozpraszacze. Poproś o wyciszenie, nie ma takiej sprawy, żeby nie mogła poczekać (prawie zawsze – wkrótce wpis o spotkaniach rozładowujących). Kartka i długopis powodują większą kreatywność niż komputer, nawet poprzez rysowanie mazajów nasz mózg wykonuje kreatywną pracę. Poza tym jeśli pracownicy zaczynają się nudzić, to zaczynają też być kreatywni – chcą doprowadzić spotkanie do końca szybciej.

5. O czym w ogóle było spotkanie?

Godzinka zleciała jak z bicza strzelił, wszyscy zadowoleni, nikt nie zdominował spotkania, wychodzicie, ale… w większości głów rodzi się pytanie “o czym w ogóle było to spotkanie?”. Pamiętaj, żeby zawsze podsumować – co ustaliliście, jakie są zadania, jakie podjęto decyzje. Nie musisz tego robić natychmiast, ale notuj na spotkaniu, a potem podsumuj spotkanie w 24 godziny po notatką na mailu, albo innym narzędziu do kolaboracji.

Podsumowanie.

Powyższe pięć punktów nie ocali upadającego zespołu, ani nie zrobi z ciebie bożyszcza tłumu, ale usprawni pracę. Pamiętaj, że firma, albo zespół, albo projekt to praca zespołowa, tak jak gra w piłkę, siatkówkę, a nawet jazda na żużlu. Twoja rola jako szefa sprowadza się do katalizowania lub akcelerowania pracy ludzi, a nie do generałowania.

O mnie

Nazywam się Piotr, nie Robert i nie, nie jesteśmy spokrewnieni. Skoro ustaliliśmy najaważniejsze to teraz będzie już z górki – fan nowoczesnych technologii, komunikacji i psychologii społecznej, marketingu szeptanego, Public Relations. Czytam książki (tak to osiągnięcie), najchętniej Bukowskiego i Connelliego. Problem w tym, że ten pierwszy niczego nowego już nie napisze, a ja przeczytałem wszystko.

Mam “firemkę” robimy firmy dobrze w sieci i poza nią.

Share This

Share this post with your friends!